Sistemas de Gestión informáticos – Estructuradores de problemas (1) / Computer Systems Management - Structurers of problems (1)

Estimados / Dears:

He tenido la inmensa fortuna que mi amigo Gonzalo Martinez Gavier me haga llegar un ensayo sobre los Sistemas de Gestión informáticos como estructuradores de problemas. El trabajo es largo y va a ocupar varias entradas, pero lo considero muy valioso , excelentemente fundamentado y creo que no tengo el derecho de privar de semejante trabajo a quienes les interesa la ciencia del management .

I had the great fortune that my friend Gonzalo Martinez Gavier sent to me an essay on Software Management Systems as Structurer of problems. The essay is long and will demand several entries, but I consider it very valuable, superbly informed and I believe that I have no right to deprive such work who are interested in the science of management.
 
Regards, saludos,

Francisco

Sistemas de Gestión informáticos – Estructuradores de problemas

Resumen Ejecutivo

En la actualidad podemos observar la presencia masiva de equipamiento informático en las oficinas administrativas. Más aún, las compañías siguen invirtiendo recursos en sistemas informáticos con el firme convencimiento de que están mejorando su productividad.

Para analizar la forma en que los sistemas de gestión informáticos colaboran con la administración, nos basamos en la teoría de O. Johansen que explicita que la esencia de la tarea del administrador está en la definición de las situaciones problemáticas que se le presentan para que luego la organización se encargue de resolverlas. Especificamos entonces que la función de los sistemas está en adoptar estas definiciones del administrador e incorporarlas en la inteligencia organizacional de la empresa, de tal forma que cuando se presente el mismo problema, se pueda resolver o minimizar sus consecuencias de la misma manera que lo hubiera hecho el administrador, pero sin su intervención.

A partir de esta definición intentamos redefinir algunos conceptos relacionados con la tecnología de la información, como lo son la información gerencial, las buenas prácticas administrativas y el benchmarking, la resistencia al cambio, los reales usuarios de los sistemas, etc.

Introducción

Con el transcurso del tiempo nos hemos acostumbrado a ver cómo las computadoras invaden las oficinas, es más, cada vez es más difícil encontrar un puesto administrativo sin una PC y si, por ejemplo, se interrumpe la energía casi no quedan tareas para realizar en el sector.

Las compañías invierten muchísimos recursos en sus desarrollos informáticos (tanto en hardware como en software), con el firme convencimiento de que están optimizando sus procesos y de esta manera aumentando su productividad. A pesar de la actual tendencia revisionista de los gastos/inversiones en tecnología de la información, nadie pone en duda sus beneficios.

Es decir, los hechos reflejan que el aporte de la informática es importante para la administración de los negocios, pero, ¿qué fundamento científico tenemos para sostener esta afirmación? ¿Cómo podemos determinar en qué medida es beneficioso y en cuáles tareas? ¿Cómo podemos determinar el sistema más productivo para una empresa?

Hasta el momento estas preguntas no tienen respuesta con base científica, sólo se responden en base a la experiencia.

Bibliografía sobre casos exitosos y recetas de implementación abundan en el mercado, sin embargo, el alto grado de insatisfacción en la implementación de proyectos informáticos nos está indicando que no son suficientemente eficaces.

La ciencia de la administración está presente en los ámbitos que abarcan los sistemas, por ejemplo, estudia la contabilidad y muchos desarrollos informáticos fundamentan sus soluciones en los aportes de la ciencia de la administración. No obstante, estaría faltando un estudio global del tema, que analice la problemática como un todo, así pues en el ejemplo anterior deberíamos estudiar el aporte de la contabilidad más las ventajas de la informática.

Los sistemas se evalúan por la forma que implementan los adelantos en asignaturas tales como la contabilidad financiera, la contabilidad de costos, la investigación operativa, la administración de recursos humanos, etc. Sin embargo, sólo se considera la intervención de la informática como una forma de automatizar las tareas manuales, no se estudia la forma en que esta se potencia en un sistema de gestión.

Nuestra intención es demostrar que existe un beneficio extra en la combinación de la informática con la ciencia de la administración generando una asignatura nueva llamada Sistemas Informáticos de Gestión.

Sistemas Informáticos de Gestión

Para desmenuzar el concepto debemos comenzar por definir el rol de los sistemas informáticos en las empresas. Plantearemos una primera aproximación bastante laxa que nos permitirá fijar las bases de estudio:

Los Sistemas Informáticos de Gestión son una herramienta disponible para el administrador que aprovecha los avances tecnológicos de las computadoras para el logro de sus objetivos.

Su propósito es ayudar al administrador en la búsqueda de sus objetivos, ya sea facilitando su trabajo, brindándole información o controlando el cumplimiento de sus órdenes.

A diferencia de otras herramientas de gestión, la informática tiene la propiedad de automatizar tareas rutinarias de tal forma que la convierte en una ayuda muy práctica para el trabajo repetitivo.

Tenemos, por ejemplo, un sistema informático que automatiza los cálculos de tensiones para una estructura civil que resulta una ayuda muy valiosa para hacer más eficiente la tarea del ingeniero, pero evidentemente no es una herramienta de gestión.

¿Qué convierte a un sistema informático en una herramienta de gestión?

El hecho de encaminar u orientar las acciones de sus usuarios de acuerdo a los objetivos fijados por el administrador es la esencia para convertirlo en una herramienta de gestión.

Bajo esta definición, un sistema que orienta las actividades de sus usuarios, por simple que sea, puede considerarse como un sistema de gestión. Por ejemplo, una aplicación que registre el ingreso y egreso de personal a un establecimiento y que determine si el que está ingresando tiene permisos de acceso, es una herramienta de gestión porque estaría determinando las actividades del personal para llegar a horario, para cumplir con los requerimientos de ingreso (seguros al día, documentos, etc.) y también el accionar de quien controla el ingreso-egreso ya que aseguraría el cumplimiento de un procedimiento establecido.

De acuerdo a esto planteamos nuestra definición:

Los Sistemas Informáticos de Gestión son herramientas que se basan en la tecnología informática existente para automatizar tareas, de tal forma que se alineen con los objetivos de la organización definidos por el administrador.

Estudiemos entonces cuáles son las necesidades que tiene el administrador al gestionar, para ver en qué puede intervenir esta tecnología.

La organización como un sistema

A lo largo de la historia, el hombre ha aprendido a potenciar sus capacidades trabajando organizadamente con sus pares. El rol del líder ha existido desde tiempos inmemoriales pero es en los últimos años que su estudio se ha planteado como crítico para asegurar el éxito de las organizaciones.

Como dice O. Johansen, el hecho de que no exista un acuerdo en la definición de lo que es el fenómeno de la administración está reflejando su complejidad. Hasta hace pocos años era común encontrar gerentes de organizaciones que conocían exactamente el trabajo de cada uno de sus miembros, ya sea porque ellos mismos lo habían efectuado o porque lo habían experimentado muy de cerca. En la actualidad la creciente especialización de los puestos hace imposible que un solo hombre conozca o domine tantos recursos.

Este desconocimiento del trabajo de sus colaboradores hace que se aumente notablemente su incertidumbre y que deba confiar forzosamente en los consejos de sus colaboradores para las decisiones más importantes.

Para reducir la incertidumbre el hombre se ha valido de conceptualizaciones o modelos que le permiten predecir los resultados.

Para intentar formar nuestra definición de organización, estudiemos las teorías existentes según el estado actual de la ciencia, basándonos en el estudio de O. Johansen en su aporte a la Teoría de Sistemas.

• Podemos definir a la Organización como un sistema, el cual está compuesto por partes.
• Las partes están interrelacionadas e interactúan entre sí.
• Los sistemas tienen objetivos, tanto las partes que son subsistemas o sistemas inmersos en un sistema que los abarca.
• El sistema global también tiene objetivos.
• La función de cada uno de estos objetivos es maximizar el logro de los mismos.
• La organización cuenta con recursos limitados, por lo tanto, si se le otorgan más recursos a una de las partes necesariamente se las quitan a otras. En consecuencia existen inevitablemente situaciones conflictivas.

Resumiendo:

El administrador debe maximizar los objetivos de la Organización como un todo, desempeñándose en un medio conflictivo. Tiene que lograr el máximo esfuerzo de sus colaboradores, limitándoles los recursos que dispondrán, de tal forma de no producir en ellos pérdida de interés en sus tareas.

Computer Systems Management - Structurers of problems

Executive Summary

Today we see the massive presence of computer equipment in the administrative offices. Moreover, companies continue to invest resources in information systems with the firm belief that they are improving their productivity.
To analyze how management systems work with the administration computer, we rely on the theory of O. Johansen, which makes explicit that the essence of manager job is in the definition of problem situations that are presented after which the organization is responsible for resolving them.

We specify then that the function of the systems is to adopt these definitions of the manager and incorporate them into organizational intelligence company, so that when the same problem is presented we can solve or minimize its consequences inthe same way the manager would do it, but without your intervention. From this definition we try to redefine some concepts related to information technology, such as information management, good management practices and benchmarking, resistance to change, actual users of the systems, and so on.

Introduction

Over time we have come to see how computers invade the offices, it is increasingly harder to find a management position without a PC and if, for example, the power is interrupted there are almost no tasks to perform on the sector.
Companies spend a lot of resources in information technology developments (both hardware and software), with the firm belief that they are optimizing their processes and thus increasing productivity. Despite the revisionist tendency of current expenditures / investments in information technology, no one questioned its benefits.
That is, the facts show that the contribution of computers is important for the management of the business, but what scientific basis to support this statement we have? How can we determine how much is beneficial and which tasks? How can we determine the most productive system for a business?
So far these questions have no answers on a scientific basis, only respond based on experience.
Bibliography on success stories and recipes abound on the market implementation, however, the high degree of dissatisfaction in the implementation of IT projects is telling us that they are not sufficiently effective.
The science of management is present in the areas covered by the systems, for example, this science is studying accounting and many information technology developments are based on input from the science of administration. However, it would be missing a global study of the topic, to analyze the problem as a whole as well as in the example above we should study the contribution of the accounting benefits plus the advantages of computing.
 The systems are evaluated by how they implement advances in subjects such as financial accounting, cost accounting, operations research, human resource management, etc. However, only consider the intervention of information technology as a way to automate manual tasks, does not study the way this is power management system.
Our intention is to demonstrate that there is an extra benefit in combining computer science with management creating a new subject called Management Information Systems.

Systems Management

To dissect the concept we must first define the role of information systems in enterprises. We propose a very lax first approach which will allow us to establish the basis of this study:
Computer Management Systems are a tool available to the manager that takes advantage of technological advances in computers to achieve his objectives.
Its purpose is to assist the administrator in the pursuit of their goals, whether your job easier by providing information or controlling the compliance of its orders.
Unlike other management tools, IT has the ability to automate routine tasks so that makes it a very practical aid for repetitive work.
Take, for example, a computer system that automates the calculation of stresses for a civil structure is a valuable aid to streamline the task of the engineer, but is clearly not a management tool.
What makes a computer system in a management tool?

The fact of guiding the actions of its users according to the objectives set by the administrator is the essence to become a management tool.

Under this definition, a system that guides the activities of its users, it doesn't matter how simple it is, can be considered as a management system. For example, an application to register the entry and exit of personnel at a facility and determine if who is entering has access permission, is a management tool because it would determine the activities of staff to arrive on time to meet the entry requirements (insurance up to date, documents, etc.). and the actions of who controls the entry-exit as it would ensure compliance with established procedure.
Accordingly we propose our definition:
Computer Management Systems are tools that are based on existing information technology to automate tasks, so that align with organizational objectives defined by the administrator.
Then we study what are the needs that the administrator to manage, to see how this technology can intervene.

The organization as a system

Along the history, man has learned to enhance their skills working with peers in an organized manner. The leader's role has existed since time immemorial but in recent years that their study has been proposed as critical to the success of organizations.
In the words of O. Johansen, the fact that there is no agreed definition of what is the phenomenon of management is eflecting its complexity. Until recently it was common to find managers of organizations that knew exactly the job of each of its members, either because they themselves had done or because they had experienced very closely. Today, the increasing specialization of jobs makes it impossible for one man to know and dominate so many resources.
This ignorance of the work of its employees makes it significantly increases uncertainty and necessarily must rely on the advice of his staff to the most important decisions.
To reduce uncertainty man has used conceptualizations or models that predict the results.

A diferencia de otras herramientas de gestión, la informática tiene la propiedad de automatizar tareas rutinarias de tal forma que la convierte en una ayuda muy práctica para el trabajo repetitivo. Tenemos, por ejemplo, un sistema informático que automatiza los cálculos de tensiones para una estructura civil que resulta una ayuda muy valiosa para hacer más eficiente la tarea del ingeniero, pero evidentemente no es una herramienta de gestión. ¿Qué convierte a un sistema informático en una herramienta de gestión? El hecho de encaminar u orientar las acciones de sus usuarios de acuerdo a los objetivos fijados por el administrador es la esencia para convertirlo en una herramienta de gestión. Bajo esta definición, un sistema que orienta las actividades de sus usuarios, por simple que sea, puede considerarse como un sistema de gestión. Por ejemplo, una aplicación que registre el ingreso y egreso de personal a un establecimiento y que determine si el que está ingresando tiene permisos de acceso, es una herramienta de gestión porque estaría determinando las actividades del personal para llegar a horario, para cumplir con los requerimientos de ingreso (seguros al día, documentos, etc.) y también el accionar de quien controla el ingreso-egreso ya que aseguraría el cumplimiento de un procedimiento establecido. De acuerdo a esto planteamos nuestra definición: Los Sistemas Informáticos de Gestión son herramientas que se basan en la tecnología informática existente para automatizar tareas, de tal forma que se alineen con los objetivos de la organización definidos por el administrador. Estudiemos entonces cuáles son las necesidades que tiene el administrador al gestionar, para ver en qué puede intervenir esta tecnología.

To try to form our definition of organization, study the existing theories in the present state of science, based on the study of O. Johansen its contribution to systems theory.
We can define the organization as a system, which consists of parts.
The parts are interrelated and interact.
The systems have goals, both parties are subsystems or systems immersed in a system that encompasses them.
The overall system also has goals.
The function of each objective Is to maximize their achievement.
The organization has limited resources, so if you give more resources to one party necessarily take them away to others. Consequently there are inevitably conflictual situations.

In short:

The administrator must maximize the objectives of the Organization as a whole, working in an environment of conflict. You must make every effort of its employees, who will have limited resources, so as not to cause them loss of interest in their work.

 


Imprimir